Wie?

Elke organisatie of informele groep die een European Solidarity Corps-aanvraag wil indienen of partner is in een European Solidarity Corps-project, moet zich registreren.

Tip
In dit document lees je wat de onderlinge verschillen zijn tussen een informele groep, feitelijke vereniging en een vzw. Kies je toch voor een feitelijke vereniging, zet dan één en ander op papier en via het document ‘modelstatuten feitelijke vereniging’.

Wat?

• Je gebruikt je Organisation ID (OID) om een deel van je aanvragen, eindverslagen enz. automatisch in te vullen;
• Je hoeft je slechts een keer te registreren;
• Je kan je OID tot het einde van het programma, eind 2027, gebruiken.

Wanneer?

Registratie moet vóór de deadline gebeuren. Zonder registratie kan je geen aanvraag indienen of partner zijn in een project.

Tip
Je kan je op elk moment online registreren en je gegevens aanpassen.
Overweeg je een aanvraag in te dienen of wil je partner worden in een project? Wacht niet tot de deadline, maar doe dit zo snel mogelijk!

Hoe?

Registreren gebeurt in verschillende stappen via het online Erasmus+ and European Solidarity Corps Platform (EESCP):

• stap 1: een EU-login aanmaken
• stap 2: een OID voor je organisatie/groep aanmaken
• stap 3: je organisatiegegevens aanvullen en de nodige documenten opladen

Onderstaande handleiding legt je uit hoe je deze stappen doorloopt:

Meer weten?

Heb je nog vragen? Geef ons een seintje.

De programmagids is een lijvig document. Om je op weg te helpen lichten we de inhoudstafel verder toe:

• ‘Part A‘ is algemene informatie die voor iedereen relevant is, of het nu gaat om vrijwilligerswerk of een solidariteitsproject.
• Onder ‘Part B‘ vind je specifieke informatie en de criteria per actie.
  • Kijk onder ‘volunteering projects’ voor vrijwilligerswerk en vrijwilligersteams
  • Ook ‘Quality label for volunteering in solidarity activities’ is relevant. Je zal immers zo’n kwaliteitslabel moeten aanvragen.
• ‘Part C’ is niet relevant voor vrijwilligerswerk, -teams of solidariteitsprojecten
• ‘Part D’ is niet relevant voor solidariteitsprojecten.
• ‘Part E‘ beschrijft de procedure voor het indienen van projectaanvragen.

Een belangrijk deel van de programmagids zijn de European Solidarity Corps Quality Standards. Een vereenvoudigde versie van die principes en standaarden vind je in dit document.

Dit document is in het Engels.

Elke aanvraag in het European Solidarity Corps wordt getoetst aan een reeks van administratieve en inhoudelijke criteria, bepaald door de programmagids en verfijnd vanuit de praktijk die doorheen de jaren werd opgebouwd.

Wie?

Ben je een kleine of grote organisatie? Situeert je organisatie zich in de profit of non-profit sector? Mik je op milieubescherming of jongerenwerking? Elke organisatie die vrijwilligerswerk strategisch wil inbedden, kan een Kwaliteitslabel aanvragen. Ook moet je over een rechtspersoonlijkheid beschikken.

Ben je een informele groep jongeren en wil je graag zelf een solidariteitsproject uitwerken en uitvoeren? Daarvoor heb je geen Kwaliteitslabel nodig en dat kan je doen zowel nationaal in het European Solidarity Corps als (inter)nationaal in Erasmus+ Jeugd (participatieprojecten). Indienen kan zelf als jongere voor je groep of door een organisatie waaraan je bijvoorbeeld gelinkt bent.

Wat?

Het Kwaliteitslabel is een goedkeuring die je als organisatie krijgt om vrijwilligers een grensverleggende ervaring te bezorgen. Dat kan een Vlaamse vrijwilliger zijn die naar het buitenland trekt om daar een steentje bij te dragen of een buitenlandse vrijwilliger die in Vlaanderen de handen uit de mouwen steekt. Ook kan je een vrijwilligersactiviteit opzetten in eigen land. Vergeet dat zeker niet expliciet te vermelden in je aanvraag.

Afhankelijk van de rol die je als organisatie zal opnemen, zijn er specifieke vereisten waaraan je als organisatie moet voldoen. Allereerst moet je voor je organisatie uitmaken of je zelf (subsidie)aanvragen gaat indienen of je enkel partner wil zijn in projecten – en een van je partners dus de aanvraag indient. Verder maak je uit of je vrijwilligers wil zenden of ontvangen. Zo zijn er de volgende mogelijkheden, combineerbaar in één aanvraag:

• • Kwaliteitslabel voor vrijwilligerswerk – partnerorganisatie en/of indiener
    • Ondersteunende organisatie: zend Vlaamse jongeren naar het buitenland. Je bereidt de vrijwilliger voor, onderhoudt contact met de vrijwilliger en de gastorganisatie …
    • Gastorganisatie: ontvang een vrijwilliger uit binnen- of buitenland. Je zorgt voor een voltijds, zinvol takenpakket, accommodatie en maaltijden, een taakbegeleider en een mentor … Bij het uitreiken van het Kwaliteitslabel wordt bepaald hoeveel vrijwilligers je op hetzelfde moment mag ontvangen.

Meer informatie over de taken en verantwoordelijkheden kan je terugvinden in de programmagids.

Waar?

Het Kwaliteitslabelaanvraagformulier vind je op het platform dat alle aanvraagformulieren voor zowel het European Solidarity Corps als Erasmus+ samenbrengt.
Kies op het platform links voor ‘OPPORTUNITIES’ en ‘European Solidarity Corps’ om vervolgens bij ‘Quality label decentralised (ESC50-QLA)’ op ‘Apply’ te klikken. Nadat je je hebt ingelogd, ga je aan de slag in het online formulier. Op een later ogenblik vind je het formulier waarin je verder wil werken  op dezelfde plaats onder de tab My Applications.

Je kan enkel via het online aanvraagformulier indienen. Voor de veilig- en zekerheid trek je best af en toe een pdf-document van je formulier. Voor feedback op je aanvraag deel je die pdf ook met JINT .

Wanneer?

Om een aanvraag in te dienen moet je erkenning rond zijn voor de (subsidie)deadline. Reken voor het hele proces van aanvraag tot goedkeuring zo’n acht weken. Zonder goedgekeurd Kwaliteitslabel kan je geen aanvraag indienen. Ben je partner in een project, moet je een Kwaliteitslabel op zak hebben op het moment dat de vrijwilligersactiviteit start.

Je kan als organisatie op elk moment van het jaar een aanvraag doen voor een Kwaliteitslabel. Dat label is geldig gedurende het hele subsidieprogramma (2021-2027), maar staat onder toezicht en evaluatie van het Nationaal Agentschap.

Tip
Wil je indienen op een van de deadlines, neem contact op met JINT.

Tip
Je kan je op elk moment online registreren en je gegevens aanpassen.
Overweeg je een aanvraag in te dienen of wil je partner worden in een project? Wacht niet tot de (subsidie)deadline maar doe dit zo snel mogelijk!

Hoe?

Registreren gebeurt in verschillende stappen via een Europese portaalwebsite. Hier lees je die verschillende stappen na.

Meer weten?

Heb je nog vragen? Geef ons een seintje.

Quality Label for Brussels-based international organisations

For more information about the application process for Brussels-based international organisations and where they should apply, please read this document.

Eén van de prioriteiten binnen het European Solidarity is milieubescherming, duurzame ontwikkeling en klimaatactie. Het is dus een meerwaarde om jouw project en de daarbij horende events zo duurzaam mogelijk te organiseren. JINT creëerde een handleiding voor duurzame evenementen, die zowel bruikbaar is voor grotere projecten als kleinere evenementen. Je vindt de handleiding en verdere informatie op de website van JINT.

De Europese Commissie creëerde ook een Go Green e-zine met 7 tips om jouw project te verduurzamen.

Kwaliteitslabel vs. budgetaanvraag

Eens je jouw kwaliteitslabel op zak hebt, kan je budget aanvragen. Aangezien je al heel wat inhoudelijke informatie opgaf in de aanvraag voor een kwaliteitslabel, is deze budgetaanvraag veel minder uitgebreid. Je zal nauwelijks nog inhoudelijke informatie moeten opgeven, het gaat hier puur over de aantallen. Bij de budgetaanvraag zal je moeten aangeven hoeveel vrijwilligers je zal zenden of ontvangen en voor hoelang. In regel houd je je hierbij zo goed mogelijk aan je activiteitenplan zoals het werd goedgekeurd onder je kwaliteitslabel. Wijk je er toch van af? Neem dan even contact op met je stafmedewerker.

In tegenstelling tot de aanvraag voor een kwaliteitslabel, moeten deze budgetaanvragen worden ingediend voor bepaalde deadlines. Je vindt de deadlines in de programmagids, die vallen altijd in oktober en februari.

Hoe dien ik een aanvraag in?

Log in met je EU-login en klik bij “Opportunities” op “European Solidarity Corps”. Vervolgens klik je bij de juiste mogelijkheid op “Apply” om het online formulier te beginnen invullen. Je selecteert het formulier met deze code:

• ESC51-VTJ: vrijwilligerswerk en vrijwilligersteams.

Tip

Vergeet voor de zekerheid niet af en toe een pdf van je aanvraag op te slaan op je computer. Zo vermijd je dat technische moeilijkheden roet in het eten gooien.

Let op!

De aanvraagformulieren voor het Kwaliteitslabel vind je elders, hier.

Het contract wordt digitaal verzonden en ondertekend via E-sign. Nadat je een goedkeuringsmail ontvangen hebt houdt de persoon die werd opgegeven als legal representative best zijn/haar/hun mailbox in de gaten. Er komt een mailtje met het contract met als afzender e-sign of signhere. Eens het contract getekend is kan je jouw project terugvinden in de online tools en zal het eerste voorschot worden uitbetaald, doe dit dus zo snel mogelijk.

Lees het contract grondig door, er staat belangrijke informatie in over je project. Bij het contract horen ook een aantal bijlages. Hierin staat belangrijke informatie over welke bewijsstukken je samen met het eindverslag moet indienen. Neem ook deze dus goed door. De contracten zijn sinds 2023 fel uitgebreid. In dit webinar loodsen we je er doorheen.

Zijn er wijzigingen in je project? Dan kan het zijn dat je een contractwijziging moet aanvragen. Neem hiervoor altijd contact op met je stafmedewerker, dat is de persoon van wie je de goedkeuringsmail ontving.

Wat?

Placement Administration and Support System, kortweg PASS, is het platform waar vrijwilligers en organisaties samenkomen. In de PASS leg je de link tussen je goedgekeurd project en deelnemers. Je kan er ook zoekertjes plaatsen om deelnemers te vinden. Eens de vrijwilligers geregistreerd zijn in je project stromen de gegevens van die deelnemers automatisch vanuit PASS naar je project in een andere tool, Beneficiary Module.

Wanneer?

Je krijgt toegang tot de PASS zodra je een goedgekeurd project hebt. Je krijgt dan een e-mail met een link naar de PASS.

Hoe?

Inloggen doe je via het European Youth Portal. Via dat portaal kan je inloggen en kom je op PASS. Via PASS kan je zoekertjes creëren om vrijwilligers te vinden en die vrijwilligers toevoegen aan je project door een ‘offer’ uit te sturen. De handleiding daarvoor vind je hier.

Meer weten?

De meest recente versie van de gebruikersgids van de Europese Commissie kan je downloaden op de website.
Heb je nog vragen? Geef ons een seintje.

Wie moet de Beneficiary Module gebruiken?

Elke indiener van een goedgekeurd project moet de tool gebruiken.
Heb je zelf geen aanvraag ingediend, maar ben je wel partner in een project? Dan moet diegene die de aanvraag indiende alle gegevens invullen.

Hoe krijg ik toegang tot de Beneficiary Module?

Wordt je project goedgekeurd en heb je het contract ondertekend teruggestuurd, dan krijgt je als projectverantwoordelijke een automatische e-mail met daarin de toegangslink naar de BM. Vanaf dan kan je gegevens in de BM beginnen registreren.

Je vindt de BM via het algemene platform voor alle European Solidarity Corps- en Erasmus+-projecten, bij ‘My Projects’ onder ‘Projects’ in de lijst links.

Welke gegevens moet ik registreren?

De BM moet je verplicht gebruiken om:

• Al je deelnemers en begeleiders te registreren, ook die van je buitenlandse partner(s). Voor vrijwilligerswerkprojecten doe je dat ten laatste 2 weken voor de start van je project door een link te leggen tussen je project/aanbod en de vrijwilliger(s) in de PASS. Daarna zet je de deelname voor de vrijwilliger op ‘complete’ door alle gegevens aan te vullen. Onderaan vink je aan of de vrijwilliger recht heeft op Henner-verzekering;
• Je partnerorganisatie(s) te registreren;
• Je budget tijdens en na je project bij te houden;
• Je eindverslag tijdens je project bij te houden en na je project aan te vullen en in te dienen.

Voor je reiskosten krijg je een vast bedrag per kilometerzone. Voor de berekening gebruik je de ‘distance band calculator‘ van de Europese Commissie. Geef je traject in en de calculator berekent het aantal kilometer tussen de plaats van vertrek en de bestemming. Vervolgens weet je in welke kilometerzone, of distance band, jouw traject valt. Het bijbehorende bedrag dient voor de reiskosten van een persoon. Let op! Dit bedrag dient voor de heen- en terugreis. Je mag het dus niet verdubbelen.

Hoe gebruik ik de Beneficiary Module?

Hieronder vind je een handleiding voor het toevoegen van deelnemers aan je project.

Kan ik tijdens en na mijn project nog gegevens wijzigen?

Je kan op elk moment tijdens je project gegevens invoegen of wijzigen.

Hoe dien ik mijn eindverslag (final report) in via de Beneficiary Module?

Nadat je alle activiteiten en deelnemers correct invulde, je activiteit(en) plaatsvond(en) en je het budget controleerde, kan je via ‘Reports’ in het menu je inhoudelijk eindverslag genereren. Vul de verschillende vragen stap voor stap in. Elk ingevuld onderdeel krijgt een groen vinkje.

Is alles ingevuld, dan kan je alle nodige bijlagen uploaden:

• Het uiteindelijke activiteitenprogramma;
• Het bewijs van het zakgeld;
• De bewijsstukken dat alle deelnemers en begeleiders van punt A naar punt B geweest zijn (bv. een factuur van reiskosten, tickets, boarding passes …);
• Daarna kan je de declaration on honour downloaden, afprinten, ondertekenen, inscannen en terug uploaden.

Pas nadat je al deze stappen goed doorlopen hebt, kan je het volledige eindverslag van je project via de ‘submit’-knop definitief indienen (submitten).

Sinds 8 februari 2023 werkt het European Solidarity Corps samen met een nieuwe verzekeraar, we zitten daarom in een overgangsfase. Vrijwilligers die startten vóór 8 februari 2023 worden verzekerd via Cigna. Vrijwilligers die startten op 8 februari 2023 of later worden verzekerd via Henner.

Vrijwilligers registreren

De organisatie die het project binnen het European Solidarity Corps heeft ingediend, registreert de vrijwilliger(s) ten laatste twee weken voor vertrek.

Om je vrijwilliger effectief te registreren, moet je stap 6 (PASS) en 7 (Beneficiary Module) doorlopen hebben:

1. 1. Stuur een aanbod, offer, naar de vrijwilliger in PASS, Placement Administration and Support System.
   2. Zodra de vrijwilliger het aanbod accepteert, ga je als indienende organisatie naar de Beneficiary Module via het Erasmus+ & European Solidarity Corps-Platform.
   3. Vul de gegevens van elke vrijwilliger aan in de Beneficiary Module, tot de deelname van de vrijwilliger op ‘complete’ staat.

Let op!
Een keer per week wordt de informatie van de Beneficiary Module naar de verzekeraar verstuurd. Registreer je vrijwilliger(s) dus ten laatste twee weken voor vertrek.

Houd de gegevens van de vrijwilliger(s) up-to-date in de Beneficiary Module (BM). Als er iets verandert, bijvoorbeeld aan de activiteitsdata, pas die informatie dan aan in de BM. De actuele gegevens worden een keer per week gecommuniceerd tussen de BM en CIGNA of Henner.

Heb je technische problemen met de PASS, neem contact op met JINT of stuur een e-mail naar de Europese Commissie. Voor vragen over de Beneficiary Module kan je bij JINT terecht.

Hoe werkt de verzekering?

Je vindt alle informatie in de ‘Henner membership guide’ die je hier kan downloaden.

Een uitgebreid stappenplan kan je downloaden via onderstaande knop.

Om de visumaanvraag te vervolledigen, kan het zijn dat er een huisvestigingsverklaring wordt opgevraagd. Via onderstaande knop kan je hiervoor een template vinden.

Heb je geen voorbereidend bezoek aangevraagd, maar lijkt dit je toch nuttig? Neem dan contact op met je stafmedewerker bij JINT, dan kijken we of dit mogelijk is binnen je budget.

Als organisatie moedig je de jongeren aan om een taal te leren, liefst die die ze gebruiken tijdens hun project. Daarnaast spoor je die jongeren ook aan om een test de doen, zowel voor als na het volgen van de online taallessen. Die testen zijn niet verplicht en de resultaten hebben geen invloed op de deelname aan een European Solidarity Corps-project.

Wat?

In de EU Academy kiest elke deelnemer welke taalcursussen hij/zij/die volgt. Het platform laat de kandidaat op een eigen tempo en afhankelijk van zijn/haar/hun behoeften werken. OLS biedt verschillende mogelijkheden om de taalvaardigheid te verbeteren. Zo kan je er bijvoorbeeld ‘Massive Open Online Courses’ (MOOC’s) volgen met een bepaald thema. OLS is beschikbaar in 29 talen en er is geen beperking op het aantal lessen of talen.

Elke vrijwilliger actief in België moet verplicht deelnemen aan de trainingen voor European Solidarity Corps-vrijwilligers. Deze worden georganiseerd door JINT. Tijdens de training wordt gereflecteerd op de ervaringen van de vrijwilligers, leren ze andere jongeren kennen en krijgen ze ook heel wat praktische uitleg.

Aan welke trainingen ze moeten deelnemen, hangt af van hoelang ze in België blijven:

• On-arrival training: voor elke vrijwilliger die al minstens twee weken aan de slag is;
• Mid-term training: voor vrijwilligers die langer dan 6 maanden blijven.

Je vindt de trainingen terug op onze kalender. Inschrijven is verplicht en het is de verantwoordelijkheid van de gastorganisatie dat de jongeren deelnemen aan de trainingen.

Bezorg de vrijwilliger in de aanloop naar het project zeker deze infokit. Je vindt er zelf ook antwoorden op allerhande mogelijke vragen van vrijwilligers.

(Dit document is in het Engels.)

Inhoudelijk kan je dit vergelijken met een eindverslag. Aan de hand van een aantal vragen reflecteer je op de voorbije projecten binnen je kwaliteitslabel en blik je vooruit op de toekomst. Dit inhoudelijke deel dien je in via de Beneficiary Module. Naast dit online report plant JINT ook een gesprek met je in om dieper in te gaan op een aantal zaken.

Het progress report is niet automatisch zichtbaar in de Beneficiary Module. Je stafmedewerker van JINT zal je contacteren wanneer het tijd is om een progress report in te dienen. Er wordt dan samen een haalbare deadline bepaald en pas dan zal je in het rapport kunnen werken.

Youthpass is een door Europa erkende tool om niet-formeel leren te erkennen. Iedere deelnemer en begeleider van een project binnen het European Solidarity Corps heeft recht op een Youthpass. Vanuit JINT is het een minimumvereiste om iedere vrijwilliger een certificaat te geven.

Wat bereik je met het gebruik van Youthpass?

• Youthpass ondersteunt reflectie op het persoonlijk niet-formeel leerproces en leerresultaten. Wanneer je als begeleider samen met je vrijwilliger(s) een Youthpass-certificaat creëert, beschrijf je samen wat ze geleerd hebben tijdens hun project en welke competenties ze verworven/ontwikkeld hebben.
• Youthpass versterkt de erkenning van het jeugdwerk via dit Europees erkenningsinstrument voor niet-formeel leren.
• Youthpass ondersteunt actief Europees burgerschap van jongeren en jeugdwerkers door de meerwaarde van hun project te beschrijven.
• Youthpass doelt op het vergroten van arbeidskansen voor jongeren en jeugdwerkers door hun bewustzijn te vergroten, hen te helpen bij het beschrijven van hun competenties en hoe ze sleutelcompetenties verworven hebben op het certificaat.

Hoe gebruik je Youthpass?

De eerste stap is het aanmaken van een account op het portaal van Youthpass.

Nadat je een account hebt aangemaakt, kan je certificaten aanmaken voor deelnemers en begeleiders.

Voor verder ondersteunend materiaal kan je terecht op www.youthpass.eu of neem contact op met JINT.

Op de website van JINT vind je gratis te gebruiken logo’s, video’s en ander materiaal van het European Solidarity Corps. Je vindt er ook het JINT-logo terug én heel wat tips en publicaties die je helpen bij de promotie en disseminatie van je project.

Als mensen je meer info over JINT vragen, kan je ze altijd het volgende meegeven: JINT ondersteunt jongeren, jeugdwerk en jeugdbeleid in het realiseren en uitbouwen van een internationale werking. JINT biedt jongeren meer dan alleen de centen voor hun project. JINT helpt hen bij het uitwerken van hun projectaanvraag en gaat samen met hen op zoek naar gelijkgezinde partnerorganisaties in binnen- en buitenland. Daarnaast kunnen jongeren en jeugdwerkorganisaties ook bij JINT terecht voor een pak informatie en vorming.

Er kan altijd iets gebeuren. Doet er zich een noodsituatie voor tijdens je project, panikeer niet en neem in de eerste plaats contact op met de hulpdiensten.

112, dat is het Europese noodnummer waarnaar mensen in nood in alle lidstaten van de Europese Unie 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 kunnen bellen om onmiddellijke hulp te krijgen van de brandweer, een medisch team of de politie.

JINT is in nood bereikbaar tijdens de kantooruren (van 9u – 17u) via 02 209 07 20.

Vergeet ook de verzekeraar niet op de hoogte te brengen. Voor vrijwilligers die startten vóór 8 februari 2023 is dat Cigna. Voor vrijwilligers die startten op 8 februari 2023 of later is dat Henner.

Verandert er na de goedkeuring nog iets aan je project? Neem dan altijd zo snel mogelijk contact op met je stafmedewerker!

Er kan van alles gebeuren en veranderen aan je project: de activiteiten, partners, deelnemers, locatie, data … Soms is daar een contractwijziging voor nodig, dus om zeker te zijn neem je best zo snel mogelijk contact op met een JINT-stafmedewerker.

Om je resterend saldo te krijgen en je project volledig af te ronden moet je het eindverslag (final report) ten laatste twee maanden na het einde van je project indienen.

Hoe dien ik mijn eindverslag in?

Zorg ervoor dat je alle activiteiten en deelnemers correct invulde en je het budget in de Beneficiary Module (BM) controleerde (handleiding). Daarna kan je via ‘Reports’ in het menu links je eindverslag genereren.

Het verslag bestaat uit verschillende delen, het grootste deel daarvan zijn inhoudelijke vragen. Als een onderdeel volledig is aangevuld verschijnt een groen vinkje in het tabblad links. Pas als alle vinkjes groen zijn, kan je het volledige verslag via de ‘submit’-knop indienen.

Bij ‘annexes‘ zal je verschillende documenten moeten uploaden. Welke dat precies zijn hangt af van je project, je vindt een overzicht in het document dat je hieronder kan downloaden.

10 tips

We geven graag nog 10 tips mee voor een geslaagd eindverslag:

1. Houd je gegevens in de BM up-to-date tijdens je project, zo blijf je ook administratief bij.
2. Wees eerlijk: de weg is belangrijker dan het resultaat.
3. Is er nog iets rood bij het budget, dien je verslag niet in. Neem contact op met JINT.
4. De samenvatting in het eindverslag is niet dezelfde als die in de aanvraag.
5. Formuleer op elke vraag een antwoord dat inhoudt waarnaar gepeild wordt.
6. Denk breed, aan alle stakeholders en partners, bv. bij de impact.
7. Neem extraatjes op in je eindverslag: citaten, leercurves, goede verhalen, linken naar relevante sociale media, blogs …
8. Het eindverslag mag in meerdere talen tegelijk ingevuld worden, bv. jij doet het in het Nederlands en je partner in het Engels. Enkel de samenvatting moet in het Engels.
9. Je kan geen fouten maken. De inhoud ligt volledig in jouw handen.
10. Heb je een vraag, stel ze aan een JINT-stafmedewerker.