De organisatie die het project binnen het European Solidarity Corps heeft ingediend, registreert de vrijwilliger(s) ten laatste twee weken voor vertrek.

Om je vrijwilliger effectief te registreren in projecten die goedgekeurd zijn tussen 2018 en 2020, doorloop je de volgende stappen:

1. Stuur een aanbod, offer, naar de vrijwilliger in PASS, Placement Administration and Support System.
2. Zodra de vrijwilliger het aanbod accepteert, ga je als indienende organisatie naar de Mobility Tool+. Daar klik je in de tab ‘Participants‘ op de link ‘retrieve now‘ aan de rechterkant van de pagina.
3. Vul de gegevens van elke vrijwilliger aan via de ‘Add participation‘-knop. Als alle informatie daar volledig en juist is, zet je een vinkje in het selectievakje naast ‘In the case of participants entitled to insurance coverage, please note that this information will be sent to the insurance company to enrol the participant‘. Tot slot duid je de deelname, ‘participation‘ aan als compleet, ‘complete‘.

Let op!
Als de deelname van de vrijwilliger op draft staat, wordt de informatie van die vrijwilliger niet naar CIGNA gestuurd en is die vrijwilliger dus niet verzekerd. Vergeet dus niet om de deelname als compleet aan te duiden.

Let op!
Een keer per week wordt de informatie van de Mobility Tool+ naar de verzekering verstuurd. Registreer je vrijwilliger(s) dus ten laatste twee weken voor vertrek.

Houd de gegevens van de vrijwilliger(s) up-to-date in de Mobility Tool+. Als er iets verandert, bijvoorbeeld aan de activiteitsdata, pas die informatie dan aan in MT+. De actuele gegevens worden een keer per week gecommuniceerd tussen MT+ en CIGNA.

Heb je technische problemen met de PASS, neem contact op met JINT of stuur een e-mail naar de Europese Commissie. Voor vragen over de Mobility Tool+ kan je bij JINT terecht.

Heb je geen antwoord op je vraag kunnen vinden, contacteer CIGNA via .